各院（系）：
毕业生合影照片不仅是学校声像档案的重要组成部分，也是学校珍贵的历史档案资料，具有重要的保存价值。为加强和完善对学生档案的资源管理，结合学校的实际，现就做好毕业生合影照片的收集归档工作通知如下：
一、归档范围
1、2017届研究生、本科、专科毕业生(继续教育学院）班级合影照片和年级合影照片（包括全专业、系、院合影照片等）。
2、每班可保留一至两张有代表性或纪念性的照片。
3、往届毕业生合影照片（按届别分类）。
二、归档要求
1、合影照片归档包括纸质照片、电子照片和文字说明三部分。班级合影冲洗的纸质照片尺寸建议尺寸8寸（20cm*15cm），专业、系、院合影照片的尺寸不限，不封塑。
2、合影冲洗照片正上方应该标有如下字样：湘潭大学、学院、届、专业、班级、摄制时间。
3、合影照片电子版为JPG格式，文件以“湘潭大学XX学院2017届XX班毕业生合影”方式命名，电子照片要求保持原始像素和尺寸大小，移交时文字说明电子稿同电子照片一并归档。
4、每张照片应附纸质和电子版文字说明（文字说明格式见附件1）。
三、归档程序
各院（系）进行收集整理，填写移交目录清单（2017年毕业生照片移交表见附件2），打印一式两份后移交至新办公楼档案馆A107，移交时双方须签字后各自存档。
联系人：童老师，联系电话：58292029，湘潭大学档案馆QQ：365769733。
四、归档时间
各学院于7月6日前以学院（系）为单位将毕业生班级合影照片册交到档案馆A107。往届毕业生合影照片可随时与档案馆联系。
附件一：文字说明样式
附件二：2017年毕业生照片移交表
学生工作部（处）
档 案 馆
2017年4月25日
